1. Laskutus Excelillä – miksi se tuntuu aluksi helpolta?
Excel on monelle tuttu työkalu, ja siksi sitä käytetään usein myös laskutukseen. Yksinkertaisen laskupohjan tekeminen on helppoa, ja alkuun Excel voi riittää.
Tyypillisiä ongelmia Excel-laskutuksessa:
- Laskupohjat ovat manuaalisia ja virhealttiita
- ALV lasketaan käsin
- Raportit pitää koota itse
- Vanhoja laskuja on vaikea hallita
- Asiakkaiden tiedot ovat hajallaan
Excel toimii hetken, mutta ei skaalaudu, kun laskuja kertyy enemmän tai raportointitarve kasvaa.
2. Perinteinen laskutus (Word, PDF, sähköposti)
Perinteinen laskutus tarkoittaa usein Word- tai PDF-pohjia, jotka täytetään käsin ja lähetetään sähköpostilla.
Haasteita perinteisessä laskutuksessa:
- Jokainen lasku tehdään alusta asti käsin
- Ei keskitettyä näkymää laskuihin
- Maksujen ja eräpäivien seuranta on vaikeaa
- Raportit pitää tehdä erikseen
Perinteinen laskutus vie aikaa ja lisää virheiden riskiä, erityisesti ALV-asioissa.
3. Laskutusohjelma – mitä etuja se tuo?
Laskutusohjelma on tehty nimenomaan laskuttamista varten. Se automatisoi toistuvat asiat ja vähentää virheitä.
Laskutusohjelman edut:
- Laskut syntyvät nopeasti valmiista pohjista
- ALV lasketaan automaattisesti
- PDF-laskut omalla logolla
- Laskujen lähetys sähköpostilla suoraan järjestelmästä
- Raportit valmiina (ALV, myynti)
- Kaikki laskut yhdessä näkymässä
Laskutusohjelma säästää aikaa ja tekee laskutuksesta ammattimaista.
4. Vertailu: Excel vs perinteinen vs laskutusohjelma
| Ominaisuus | Excel | Perinteinen | Laskutusohjelma |
|---|---|---|---|
| Laskujen teko | Manuaalinen | Manuaalinen | Automaattinen |
| ALV-laskenta | Käsin | Käsin | Automaattinen |
| PDF-laskut | Kyllä | Kyllä | Kyllä (omalla logolla) |
| Raportit | Käsin | Ei | Valmiina |
| Virheriski | Korkea | Keskitaso | Matala |
| Ajansäästö | Heikko | Heikko | Erinomainen |
5. Milloin laskutusohjelmaan kannattaa siirtyä?
Laskutusohjelma kannattaa ottaa käyttöön, kun:
- Teet laskuja säännöllisesti
- Haluat varmistaa, että ALV-asiat menevät oikein
- Et halua käyttää aikaa Excelien ja pohjien ylläpitoon
- Haluat ammattimaisen vaikutelman asiakkaille
Usein laskutusohjelma maksaa itsensä takaisin jo ensimmäisten laskujen aikana säästyneenä aikana.
6. Laskuguru – helppo laskutusohjelma pienyrittäjälle
Laskuguru on suunniteltu pienyrittäjille ja yksinyrittäjille, jotka haluavat hoitaa laskut nopeasti ja selkeästi.
Laskugurulla:
- Teet laskun alle minuutissa
- Käytät PDF-laskuja omalla logolla
- Lähetät laskut omalla sähköpostiviestillä
- Näet ALV-raportit valmiina
- Et tarvitse Exceliä tai monimutkaisia työkaluja
Yhteenveto
Excel ja perinteinen laskutus toimivat hetken, mutta vievät aikaa ja altistavat virheille. Laskutusohjelma tekee laskutuksesta sujuvaa, ammattimaista ja turvallista. Jos haluat keskittyä omaan työhösi etkä laskupohjien säätämiseen, laskutusohjelma on selkeä valinta.