1. Mitä sähköpostiviestissä kannattaa lukea?
Laskun saateviesti on usein ensivaikutelma, jonka asiakas saa laskusta. Hyvä viesti on selkeä, asiallinen ja sisältää olennaiset tiedot.
Hyvä sähköpostiviesti sisältää:
- Selkeä otsikko: "Lasku [numero] – [yrityksen nimi]"
- Tervehdys: Henkilökohtainen tai yleinen, tilanteesta riippuen
- Lyhyt kuvaus: Mistä lasku on, summa ja eräpäivä
- Liite: Maininta, että PDF-lasku on liitteenä
- Yhteystiedot: Minne voi ottaa yhteyttä kysymyksissä
2. Henkilökohtainen vs geneerinen viesti
Millainen viesti toimii parhaiten? Se riippuu asiakassuhteesta ja toimialasta.
Henkilökohtainen viesti
Sopii kun:
- • Tunnet asiakkaan hyvin
- • Projekti on juuri päättynyt
- • Haluat kiittää yhteistyöstä
- • Asiakkaita on vähän
Geneerinen/automaattinen viesti
Sopii kun:
- • Laskutat säännöllisesti samoja asiakkaita
- • Asiakkaita on paljon
- • Haluat säästää aikaa
- • Toistuva laskutus (esim. kuukausittain)
Vinkki: Vaikka käyttäisit automaattista viestiä, se voi silti tuntua henkilökohtaiselta kun mukana on asiakkaan nimi, oikea summa ja eräpäivä. Laskutusohjelman muuttujat hoitavat tämän.
3. Esimerkkiviesti laskun lähetykseen
Alla esimerkki selkeästä ja ammattimaisesta sähköpostiviestistä:
Aihe: Lasku 2024-0042 – Esimerkki Oy
Hei,
Kiitos tilauksestasi! Ohessa lasku suoritetusta työstä.
Laskun tiedot:
- • Summa: 1 240,00 €
- • Eräpäivä: 15.2.2026
- • Viitenumero: 1234 5678 9
PDF-lasku on tämän viestin liitteenä.
Jos sinulla on kysyttävää laskusta, ota rohkeasti yhteyttä!
Ystävällisin terveisin,
Matti Meikäläinen
Esimerkki Oy
puh. 040 123 4567
4. Muuttujat ja automaatio viestissä
Laskutusohjelma voi lisätä viestiin automaattisesti oikeita tietoja, kuten asiakkaan nimen, laskun summan ja eräpäivän. Näitä kutsutaan muuttujiksi.
Laskugurussa käytettävissä olevia muuttujia:
-
{asiakas}Asiakkaan nimi -
{summa}Laskun loppusumma -
{erapaiva}Laskun eräpäivä -
{laskunumero}Laskun numero -
{viite}Viitenumero
Näin viesti on aina ajantasainen ja oikea – ilman manuaalista kopiointia.
5. Yleisiä virheitä laskun lähetyksessä
Liite unohtuu
Tarkista aina, että PDF-lasku on oikeasti liitteenä ennen lähettämistä.
Väärä asiakas tai summa viestissä
Jos kopioit vanhaa viestiä, muista päivittää kaikki tiedot. Automaation käyttö estää tämän virheen.
Epäselvä otsikko
"Lasku" otsikkona ei kerro tarpeeksi. Lisää laskunumero ja yrityksen nimi.
Liian pitkä tai sekava viesti
Pidä viesti lyhyenä ja selkeänä. Olennaiset tiedot riittävät.
6. Laskuguru – lähetä laskut omalla viestillä
Laskugurulla voit muokata sähköpostiviestin omaksesi. Voit käyttää muuttujia, lisätä oman allekirjoituksen ja varmistaa, että jokainen lasku lähtee ammattimaisena.
Laskugurun sähköpostiominaisuudet:
- Muokattava viestipohja
- Automaattiset muuttujat (nimi, summa, eräpäivä, virtuaaliviivakoodi)
- PDF-lasku liitetään automaattisesti
- Lähetys omasta sähköpostiosoitteesta
- Voit halutessasi liittää myös lisäliitteitä, kuten työn kuvaus tai muu asiakkaan tarvitsema dokumentti